Gestão de Documentos e Evidências (GED) de SST na NR-01

O GED como fonte única de evidências

Toda evidência de SST — foto de inspeção, laudo, certificado de treinamento, ata, recibo do eSocial, termo de entrega de EPI — deve existir como um documento no M11, com metadados de tipo, data, versão, retenção e acesso. O módulo é o SSOT (single source of truth) de evidência: os demais módulos não guardam o arquivo, eles referenciam o documento por ID. É essa arquitetura que sustenta as evidências de conformidade da plataforma.

Isso elimina duplicidade. Quando o plano de ação do PGR (M03) exige evidência para concluir uma ação, quando o eSocial SST (M21) gera um recibo, ou quando o checklist de conformidade NR-01 (M01) precisa comprovar um item, todos apontam para o mesmo documento no M11 — a referência única de evidência para os módulos M01 a M28.

Categorias de documentos e versionamento

Cada documento tem um tipo, um título e, quando aplicável, uma versão e o item da NR-01 que evidencia. Os tipos previstos cobrem PGR, ordens de serviço, atas, certificados, laudos, PCMSO, recibos do eSocial e evidências fotográficas. O histórico de alterações é preservado: entidades versionáveis como o PGR (M02), as ordens de serviço (M05) e os próprios documentos mantêm versões comparáveis.

A unicidade é garantida pela combinação de módulo de origem, entidade de origem, tipo e versão. Ao alterar o conteúdo de um artefato assinado, o sistema exige uma nova versão — e nova ciência quando aplicável — de modo que atualizações no dado canônico não reescrevem retroativamente registros históricos.

• Tipos de documento: PGR, OS, atas, certificados, laudos, PCMSO, recibos do eSocial e evidências em foto.
• Versão e histórico de alterações por documento, com comparação entre versões.
• Snapshot controlado: conteúdo derivado (por exemplo, os riscos carregados em uma OS) é congelado na versão e nunca vira fonte de verdade.

Assinatura digital ou eletrônica (ICP-Brasil)

O M11 concentra a trilha de assinatura e ciência como uma entidade própria, para não duplicar o aceite em cada módulo. Aceites digitais — ciência de ordem de serviço (M05), integração na admissão (M14), presença em treinamento (M04) e liberação após risco grave e iminente (M15) — geram um registro de assinatura ou ciência vinculado à versão específica do documento assinado, com o colaborador, a data e o método.

A plataforma prevê assinatura digital ou eletrônica, com certificado ICP-Brasil quando exigido pelo cliente. O controle de acesso é por perfil, com permissões distintas para ver, editar, assinar e excluir, apoiadas na ACL por grupo e tags do sistema.

Classificação LGPD: público, pessoal, sensível

Todo documento carrega uma classificação de dado em três níveis: público, pessoal ou sensível (o padrão é pessoal). A classificação orienta a segregação de acesso e a retenção, em linha com a LGPD. Dado sensível — saúde ocupacional, psicossocial, denúncias e detalhes de acidentes — exige controle de acesso estrito, trilha auditável reforçada e minimização da propagação, com preferência por sinais agregados em vez de dados identificáveis.

Documentos ligados a denúncias (M12) e a dados psicossociais são tratados como sensíveis e ficam segregados por perfil de acesso, com trilha de auditoria. No portal do colaborador, o trabalhador vê apenas os próprios dados, nunca dados sensíveis de terceiros. Os documentos são isolados por organização (arquitetura multiempresa) e armazenados de forma cifrada em repouso.

Prazo de guarda e controle de descarte

Cada documento pode registrar data de emissão, prazo de guarda em dias, data de descarte prevista, local de armazenamento e status de backup. O sistema valida que a data de descarte seja igual ou posterior à emissão e usa esses prazos para alertas de retenção, que alimentam o cronograma de vencimentos (M09).

O descarte é controlado — não uma exclusão física arbitrária — com status de backup e rastreabilidade. Os prazos de guarda são definidos por tipo de documento, como pedem a boa prática de gestão documental e a LGPD: guardar pelo tempo necessário e descartar de forma controlada, sem apagar o rastro de auditoria.

Vínculo a múltiplas origens por referência

Um documento é vinculado à sua origem por referência: o módulo de origem (por exemplo M03 ou M18) e o identificador da entidade de origem, sempre informados em conjunto. Essa referência polimórfica é resolvida contra um registro central de entidades, garantindo que a origem exista de fato antes de aceitar a evidência.

Ao criar um documento derivado, o sistema registra o vínculo na cadeia de dados de forma idempotente: reprocessar o mesmo evento não duplica o registro. A especificação prevê ainda vincular um documento a múltiplas origens, inclusive a um requisito legal (M18) ou item da NR-01 quando aplicável. Assim o M11 permanece a referência única de evidência, sem gerar cópias paralelas nos módulos.

Base normativa (NR-01 item 1.6; LGPD)

O controle de documentos digitais atende ao item 1.6 da NR-01 — Prestação de Informação Digital e Digitalização de Documentos (subitens 1.6.1 a 1.6.5). A norma trata das informações em formato digital (1.6.1), dos documentos com certificado digital (1.6.2), da digitalização de documentos físicos com integridade, autenticidade e confidencialidade (1.6.3), da preservação de longo prazo (1.6.4) e do acesso da Inspeção do Trabalho (1.6.5).

O item 1.6.4 exige preservar os documentos nato-digitais e digitalizados garantindo, de forma permanente, autenticidade, integridade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade, privacidade e interoperabilidade, com validade jurídica verificável a qualquer tempo. O item 1.6.5 assegura acesso amplo e irrestrito da Inspeção do Trabalho, e a norma prevê a disponibilização seletiva de documentos a trabalhadores e sindicatos. A classificação de dados, o acesso segregado por perfil e o descarte controlado respondem à LGPD; a gestão da segurança da informação correlaciona-se à ISO 27001:2013.